Una función es un conjunto de
actividades ordenadas que busca alcanzar una tarea determinada, optimizando recursos.
Existen diferentes tipos de herramientas, las cuales se caracterizan por cumplir
una función específica. Por ejemplo, una engrapadora se emplea para unir hojas
de papel colocando una grapa o una perforadora para realiza perforaciones y
luego usar un broche de metal para sujetarlos en una carpeta.
En el ambiente de la oficina, existen
múltiples herramientas o medios técnicos para sustituir el trabajo del hombre;
por ejemplo, en la oficina de la dirección de tu escuela hay un teléfono para
comunicarse al exterior o entre extensiones del mismo plantel. También hay
computadoras que concentran los horarios de clase, asistencias de alumnos,
calificaciones, etcétera.
En la oficina se realizan las siguientes
funciones:
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MEDIO TÉCNICO
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FUNCIÓN
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Teléfono
Conmutador
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Agiliza la comunicación interna y externa por
ser una vía de contacto de la organización con sus empleados y clientes
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Computadora
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Es el centro de operaciones de la oficina y
el núcleo de la ofimática. En ella se puede llevar a cabo cualquier función de
creación, gestión, almacenamiento y control de datos
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Escáner
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Es indispensable para archivar y hacer respaldos
de información en papel. También sirve para enviar información al hacer una
reproducción digitalizada de ésta que se puede enviar en segundos a través de
algún correo electrónico, un servicio en línea se subida de archivos, entre
otras formas
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Impresora
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Permite hacer reproducciones de documentos e
imágenes en papel y con una definición menor al escáner. Sirve para mantener
respaldos físicos de documentos que así lo requieren, como documentos
legales, contratos, cartas personales, etcétera.
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Disco
Duro Externo
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Son discos de gran capacidad, pueden
almacenar Gigabytes (GB), para guardar o respaldar archivos que se leerán en
la computadora. La ventaja es que son independientes de la computadora, por
lo que si éste se infecta con un virus, la información del disco permanece en
muchos casos
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